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Introduction

Vous n’avez pas besoin d’être une armée, une unité SWAT ou une entreprise actionnaire pour utiliser la procédure d’exploitation standard (PES). Une petite famille de quatre personnes pourrait également construire sa propre PES, afin de savoir comment survivre lorsque le monde tel que nous le connaissons semble toucher à sa fin.

Probablement, vous diriez que la construction de cette PES qui sauve des vies est sorcier, mais ce n’est pas le cas.

Cela peut être aussi simple qu’un régime ou une liste de contrôle qui vous empêche d’oublier des étapes importantes ou de vous entraîner sous le stress.

Qu’est-ce qu’une PES et pourquoi en avez-vous besoin ?

Dans les cercles autonomes, les PES proviennent en grande partie de la doctrine militaire, qui est assez souvent très mal adaptée à de petits groupes de personnes ayant des objectifs très différents de ceux des unités militaires.

Mais la doctrine militaire contient beaucoup de doctrine solide ancrée dans des principes corrects, et les PES en sont un exemple.

La PES s’adapte très bien aux disciplines autonomes et vous feriez bien de tirer parti de cet outil important.

La PES est la façon dont les militaires et les grandes entreprises comme McDonald’s atteignent un haut degré d’excellence opérationnelle avec un personnel moyen et parfois inférieur à la moyenne. Ils ont des PES solides et y forment leur personnel de manière approfondie.

Les gens ne mangent pas chez McDonald’s parce que la nourriture est fantastique, ils y mangent parce que c’est consistant. Peu importe où vous vous trouvez dans le pays ou dans le monde entier, vous savez quel goût aura votre burger, qu’il ne sera pas froid et que vous l’obtiendrez rapidement.

Cette cohérence provient de l’excellence opérationnelle, qui découle de la création de PES solides et de la formation répétitive du personnel aux PES.

Afin de créer une PES, il y a quelques étapes à suivre :

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• Impliquer le personnel
• Déterminer l’objectif
• Nom de la PES
• Structure
• Élaboration
• Test
• Débriefing et révision
• Former
• Mettre en œuvre
• Suivi

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1. Impliquez le personnel qui exécutera la PES dans le processus de création.

Faire en sorte que les personnes qui respecteront et exécuteront la PES “y adhèrent” se traduit par une amélioration quantique de l’efficacité. La meilleure façon d’obtenir «l’adhésion» est de savoir s’il s’agit de «leur» PES.

Leur permettre de contribuer au processus de création les aide à le comprendre et à s’en approprier , car c’est leur bébé. Selon Patton, un bon leader oblige son personnel à faire ce qu’il veut qu’il fasse, quand il veut qu’il le fasse, parce qu’il le veut.

2. Déterminer l’objectif ou le résultat souhaité de la PES.

Commencez par un simple énoncé d’une phrase sur l’intention du commandant . Il s’agit essentiellement d’un énoncé de mission d’une phrase.

Imaginez que la PES ne survit pas au contact de l’ennemi, et votre personnel ne se souviendra de rien d’autre qu’une simple phrase alors qu’il tente d’accomplir sa mission organisationnelle. Décidez ce que vous voudriez que cette phrase soit et vous avez votre déclaration d’intention du commandant.

À ce stade, nous nous concentrons sur l’esprit plutôt que sur la lettre de la PES. Maintenant que nous avons une déclaration d’intention, nous voulons élaborer un énoncé de mission. Ajoutez une description plus détaillée des résultats souhaités après la déclaration d’intention.

L’idée de cette partie de la PES est de garder le personnel sur la bonne voie vers le résultat final et de leur rappeler pourquoi c’est important. Décrivez la mission que vous souhaitez que la personne ou le groupe suivant la PES accomplisse. Expliquez exactement ce qui constitue son exécution réussie.

Essayez d’utiliser des termes quantitatifs lorsque cela est possible car ils sont plus facilement et plus précisément mesurés par la plupart des gens. Dans les cas où vous ne pouvez pas décrire les résultats souhaités à l’aide de chiffres, décrivez-les qualitativement. Soyez descriptif. Ce n’est pas le lieu de laisser de côté des détails importants.

À moins qu’il ne s’agisse d’une PES très détaillée, cela ne prendra probablement pas plus d’un paragraphe sur deux. Si la PES est extrêmement simple, vous n’aurez peut-être même pas besoin de quoi que ce soit au-delà de la déclaration d’intention

Gardez à l’esprit la personne ou les personnes qui utiliseront la PES au fur et à mesure que chaque phase du processus de création de la PES est terminée. Ceci est particulièrement important lors de la rédaction et de la PES pour un groupe car il est essentiel que chacun d’entre eux puisse le comprendre clairement et leur compréhension du sujet peut varier considérablement. 

3. Nommez la PES.

Choisissez un titre logique pour la PES. La confidentialité, la technologie et les personnes changent toutes avec le temps et la PES devra changer avec elles.

Plus tard, cela se traduira par plusieurs copies du même document (plus ou moins) flottant, chacune avec des différences suffisamment petites pour être ignorées par le lecteur, mais qui ont été faites pour de bonnes raisons. Vous pouvez éviter cette confusion en nommant les PES de manière logique.

Un titre, une date et/ou un numéro de version devraient suffire dans la plupart des cas. Les organisations qui traitent un grand nombre de PES voudront créer une convention de dénomination standardisée pour assurer l’uniformité des titres afin de faciliter la recherche des PES et d’autres fichiers dans une mer de documents.

Une convention de nommage est essentiellement une PES pour nommer les PES ou d’autres documents. Cela peut sembler un peu trop, mais sa valeur devrait être immédiatement apparente pour les gestionnaires ou les agents qui tentent de mettre en place des procédures « à l’épreuve des grognements ».

4. Structurez la PES.

Structurez la PES de manière logique. La quantité d’informations et d’instructions à transmettre et la simplicité ou la complexité d’un processus à mettre en place aideront à déterminer la meilleure structure.

Vous pouvez déterminer qu’une liste de contrôle, une liste “à faire”, une liste numérotée d’étapes, quelques puces, un diagramme, un organigramme, un formulaire, une liste hiérarchique d’étapes est la meilleure solution ou une combinaison de celles-ci serait la plus appropriée et efficace.

Organisez la PES d’une manière qui a du sens pour la personne qui l’utilisera et dans les conditions dans lesquelles elle l’utilisera. Que la structure soit simplement une note mentale, un formulaire papier, un cahier, une liste de contrôle plastifiée, un programme informatique ou une combinaison de structures n’a pas vraiment d’importance tant qu’elle est efficace.

5. Élaborez le corps de la PES.

Comme dans la phase de structure, gardez à l’esprit les personnes qui utiliseront réellement la PES lorsque vous l’écrivez. Les impliquer dans le processus de rédaction ou de création de la PES peut produire des dividendes synergiques lorsque cela est possible et approprié.

Inclure et/ou identifier les ressources et les outils à la disposition de l’individu ou de l’équipe. Parfois, il est utile de les classer comme critiques, obligatoires et facultatives. Les gens ne peuvent pas utiliser des ressources dont ils ignorent l’existence.

Voici quelques exemples de ressources et d’outils : schémas thérapeutiques, listes de contrôle, documents, matériel de référence, procédures, instructions, formation, ordinateurs, argent et ressources humaines. D’autres personnes peuvent faire ou défaire PES. Selon la façon dont vous les avez préparés et d’autres facteurs, les gens peuvent compromettre votre PES ou couvrir où vous avez glissé, alors ne les laissez pas hors de l’équation.

Énoncez les règles importantes, les lignes directrices et les principes directeurs qui ne doivent pas être enfreints ou transgressés. Il est important de se concentrer sur le résultat final d’une confidentialité accrue, mais cela doit être équilibré avec tout ce qui est important. Certaines personnes adoptent des approches trop bornées, finissent par enfreindre la loi et se retrouvent avec moins d’intimité qu’au départ.

Expliquez les conséquences , à la fois positives et négatives. Décrivez les conséquences du dépassement des directives, de la violation des règles, de l’incapacité à mettre en œuvre efficacement la PES et à atteindre le résultat final souhaité. Expliquez également les conséquences positives de la mise en œuvre efficace de la PES.

Ce n’est pas non plus un bon moyen de lésiner sur les détails. Expliquez dans quelles circonstances les conséquences seront appliquées, par qui, quand et où elles seront appliquées. L’identification des conséquences peut être très simple si vous êtes la seule personne à utiliser la PES. Cela prendra un peu plus de temps si d’autres personnes sont impliquées.

6. Testez la PES.

Testez la PES en l’utilisant lors d’essais avant sa mise en œuvre. Vous pouvez atteindre les résultats souhaités sans une seule bosse sur la route ou vous pouvez heurter des obstacles et des barrages routiers à chaque virage.

Lorsque vous testez une PES de groupe, ne demandez pas aux personnes les plus compétentes ou à celles qui l’ont rédigée de l’essayer en premier. Demandez à un groupe diversifié de le tester et commencez par les personnes qui ont été le moins exposées au sujet et à la PES. Ils sont plus susceptibles de découvrir des lacunes.

La personne ou les personnes qui l’ont écrit ou qui sont des experts dans l’obtention du résultat réussiraient probablement sans aucune PES. Bien que les commentaires d’un expert soient précieux, dans ce cas, les commentaires d’un novice seront plus efficaces pour découvrir quelles parties de la PES seraient plus efficaces après avoir été réécrites.

7. Débriefez, révisez et répétez.

Débriefez après avoir testé la PES et examinez son efficacité en tant que groupe. Cela profitera à la fois au personnel et à la PES elle-même. Examiner la PES en termes d’efficace et moins efficace par opposition à bon ou mauvais aidera à garder vos émotions ou les émotions des auteurs et des testeurs hors de l’équation et aidera l’ensemble de l’équipe à être plus susceptible d’accepter les améliorations potentielles.

Apportez des modifications à la PES en fonction des tests et des recommandations du groupe de test.

Répétez le processus jusqu’à ce que la PES atteigne les résultats souhaités et que la PES soit prête à être mise en œuvre.

8. Entraînez-vous de façon répétitive.

Formez-vous et/ou formez votre organisation si nécessaire. Cela peut être aussi simple qu’une note autocollante sur votre réfrigérateur ou aussi impliqué qu’un programme d’études nécessitant des tests et une certification. Assurez-vous que la PES est comprise en accordant une attention particulière aux modifications destinées à remplacer la PES existante.

Dans la plupart des cas, le personnel bénéficie de la répétition de la formation professionnelle. Combien de fois doivent-ils assister à chaque formation ? Entraînez-vous TROIS FOIS.

L’armée a fait des recherches approfondies sur les avantages de la répétition dans la formation professionnelle. Après une seule séance d’entraînement, la rétention est très faible, un peu moins de 15% si je me souviens bien. Après un deuxième entraînement, cela saute dans le pourcentage le plus bas des 20. Mais trois est apparemment un charme dans ce cas car la rétention grimpe alors à plus de 60 %.

L’avantage de séances de formation supplémentaires après la troisième est négligeable jusqu’à ce que vous arriviez à un nombre qui dépassera de loin la patience de la plupart des gens pour la répétition de la formation sur les PES. Trois le poussent pour certains d’entre nous, mais cela vaut bien l’effort supplémentaire.

Si vous ne formez vos hommes qu’une seule fois, autant vous épargner la peine, les jeter dedans et les laisser couler ou nager.

9. Mettre en œuvre la PES.

Distribuez la nouvelle PES à toutes les personnes censées la suivre ou être impliquées dans n’importe quelle partie de ce processus. Assurez-vous que tout le monde sait quand une PES ou des modifications de PES entrent en vigueur. Il peut s’agir d’un mémo dans une grande organisation ou d’un petit groupe informel.

Si la PES remplace une ancienne PES, assurez-vous que tout le monde sait qu’une nouvelle PES a été publiée, sa date et sa version ou son numéro de révision. Ensuite, récupérez les anciennes copies pour éliminer toute confusion possible.

10. Suivi

Planifiez des évaluations ou des débriefings récurrents périodiques pour vous assurer que la PES continue d’être efficace à l’avenir. La fréquence des évaluations doit être ajustée si nécessaire pour s’assurer qu’elles ont lieu aussi souvent que nécessaire, mais n’occupent pas plus de ressources que nécessaire.

Vous êtes maintenant armé et dangereux en ce qui concerne la création et la mise en œuvre des PES. J’espère que vous utiliserez au mieux cet outil important d’autonomie, d’affaires et de vie.

N’hésitez pas à en parler sur le forum: www.quebecpreppers.com/community

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